Regionetz erweitert ihr „Einkaufs-Managementsystem“

Über Regionetz:

Unter dem Namen Regionetz ging zum Jahresanfang 2018 einer der größten Netzbetreiber in der Region Aachen an den Start. Die Regionetz ist ein Unternehmen mit knapp 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und bündeln alle Aufgaben rund um Bau, Betrieb, Netzwirtschaft, Asset- und Zählermanagement in den Bereichen Strom-, Gas-, Wärme- und Wassernetze in der Stadt Aachen, in der Städteregion Aachen sowie in Teilen der Kreise Heinsberg und Düren. In Aachen erfolgt auch  die Betriebsführung des Abwasserbereiches.

Die Regionetz ist eine Kooperation von zwei gleichberechtigten Partnern, was sich auch in der Anteilsverteilung der Gesellschaft widerspiegelt:, Stadtwerke Aachen Aktiengesellschaft, hält knapp über 50 Prozent an der neuen Gesellschaft, die EWV, Energie- und Wasser-Versorgung GmbH, Stolberg, knapp darunter.

Das Projekt:

Warengruppenmanagement:

2024 hat Regionetz ihr seit vielen Jahren etabliertes, modulares Einkaufs-Managementsystem „SC-Manager“ von Simmeth System um den Baustein „Warengruppenmanagement“ erweitert.

Dies heißt, dass, während Lieferantenmanagement-Tools wie das Lieferantenportal Kreditoren bezogen arbeiten, das Warengruppenmanagement alle Informationen den Warengruppen zuordnet, in einer zentralen Übersicht darstellt und mit relevanten Kennzahlen wie Bestellvolumen auf Warengruppenebene ergänzt. Man sieht sofort, welche Lieferanten mit welchem Volumen zu welcher Gruppe beitragen.

Hardy Creutz,  Experte Methoden und Prozesse im Einkauf der Regionetz: „Es ist jetzt so einfach,  in den Warengruppen Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Man hat nun alle Zahlen, Daten und Fakten zu den Warengruppen auf einen Blick“.

Diese Transparenz nutzt der strategische Einkauf auch, um strategische Ziele und Risikoeinschätzungen abzuleiten, die im Tool direkt bei der Warengruppe hinterlegt werden können. Kritische Warengruppen, zum Beispiel solche mit hohem Bestellvolumen und Single Sourcing, werden sofort identifiziert und mit Maßnahmen versehen.

Digitale Signatur und Lieferantenportal:

Nach der erfolgreichen Integration des SC-Manager Moduls Warengruppenmanagement wird aktuell bei Regionetz der nächste Schritt zur Prozessvereinfachung gegangen: die integrierte digitale Signatur. Hiermit kann die Regionetz den Lieferanten direkt aus der Lieferantenakte des SC-Managers Dokumente zur digitalen Signatur übermitteln, die vom Empfänger digital unterschrieben werden. Die signierten Dokumente und Signaturprotokolle werden automatisch in der Lieferantenakte abgelegt und sind für den Einkauf sofort einsehbar. Selbstverständlich haben auch die Lieferanten über das SC-Manager Lieferantenportal Zugriff.

Das Lieferantenportal wird von Regionetz insbesondere für die Qualifizierung der Lieferanten per Selbstauskunft und für das Hinterlegen der notwendigen Dokumente genutzt. Ein Workflow-Wizard unterstützt hier seit Kurzen die Lieferanten, indem er die Anwender Schritt für Schritt per Mausklick durch die gewünschten Prozesse führt.

Lieferantenbewertung:

Das Modul zur Lieferantenbewertung „SC-Evaluator“ bildet bei Regionetz bereits seit vielen Jahren das Fundament für den strategischen Einkauf und das Lieferantenmanagement. Allein in diesem Jahr 2024 wurden bereits 14 Bewertungen mit über 3000 beantworteten Fragebögen durchgeführt.

Wofür braucht man diese Bewertungen? Hardy Creutz führt aus: „In diesem Jahr fanden bei Regionetz bereits einige Zertifizierungen bspw.  IT-Sicherheit, ISO 9001 oder TSM (technisches Sicherheitsmanagement) statt, für die aktuelle, fundierte Beurteilungen der Lieferanten eine wichtige Voraussetzung waren .So wurde z. B. kürzlich ein ISMS-Audit für die ISO 27001 durchgeführt, wozu eine aktuelle Bewertung relevanter Lieferanten gefordert ist“ Hierfür wird per Mausklick einfach eine Umfrage gestartet und die betroffenen Fachbereiche erhalten einen Online-Fragebögen.

Auch externe Kriterien wie die Ergebnisse der Regionetz Baustellenbewertung können als Kriterien in die Scorecard aufgenommen werden.

Die Umfrageergebnisse werden anschließend transparent über eine gewichtete Scorecard zu einer Bewertungsnote verrechnet und in Dashboards und Reports transparent dargestellt.

„Die Auditoren sind seit Jahren begeistert, insbesondere auch von dem Detailgrad der Bewertungsanalysen“, so Hardy Creutz.

Lieferantenentwicklung und Maßnahmenmanagement:

Gleichermaßen bilden Lieferantenbewertungen für die regelmäßigen Audits bei den Lieferanten eine wichtige Basis. Gerade hier setzt Regionetz auf strukturiertes Maßnahmenmanagement, bei dem Aufgaben direkt in der Software SC-Manager gezielt je nach Bewertungsergebnis zugeordnet und verteilt werden.

Kennzahlen und Berichtswesen:

Für die Transparenz über die Prozesse wird bei Regionetz die SC-Manager App „KPI-Monitor“ eingesetzt. Dieser visualisiert prozessbezogene KPI wie  offene Bestellungen oder ABC-Analysen des Beschaffungsvolumens in KPI-Cockpits und Dashboards, für die, gesteuert über Berechtigungen, die betroffenen Fachbereiche Zugriff erhalten. Auch hier werden aus den Kennzahlen direkt Aufgaben abgeleitet, die wiederum direkt im Tool verwaltet werden.

Dashboards und Cockpits stellen KPI nicht nur Lieferantenbezogen dar, sondern aus allen gewünschten Blickwinkeln, sei es für Lieferantenbewertungen, Warengruppenübersichten oder auch detaillierte Bestellauswertungen.

Maverick Buying Analyse:

Auf Basis der Bestelldetails wiederum hat Simmeth ein weiteres von Regionetz gerne genutztes pragmatisches Tool entwickelt: die Maverick-Buying Analyse. „Was früher mühsam mit viel Aufwand über Excel-Sheets ermittelt werden musste, haben wir nun in 1-2 Minuten fertig zur Auswertung vorliegen“, so Hardy Creutz.

Fazit:

Regionetz ist ein Beispiel für vorbildliche Digitalisierung im Einkauf von  Energieversorgungs-Unternehmen und zeigt, wie moderne Technologien zur Optimierung und Transparenz im Einkauf beitragen können. Hardy Creutz ist schon seit Jahrzehnten Visionär für den smarten Einsatz von digitaler Technik im Einkauf, ohne dabei den Praxisbezug zu vergessen. Er fasst zusammen: „Wichtig für uns im Einkauf der Regionetz sind die Faktoren Transparenz, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Und das nicht nur für den Einkauf, sondern für alle Adressaten wie Lieferanten, Fachbereiche und zum Beispiel auch Auditoren. Gleichzeitig kann man sich auf die Elemente im Einkauf konzentrieren, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. Und das ist bei den Tools im SC-Manager und mit der Firma Simmeth System mit ihren pragmatisch arbeitenden Beratern garantiert.