Best Practice – kein Maßanzug, aber ein Anzug nach Maß

Die Dienstleistungsbeschaffung ist eine Spezialdisziplin im Einkauf. Bei vielen Unternehmen steht sie erst dann auf der Tagesordnung, wenn allgemeine Beschaffungsthemen versorgt sind und die Dienstleistungsbeschaffung als strategisch wichtig eingestuft wird. Häufig geht es dann darum, vorhandene IT-Lösungen zu ersetzen, weil sie auf alten Technologien aufbauen oder nicht über die notwendigen Schnittstellen verfügen, um Prozesse durchgängig abzubilden und damit zu digitalisieren. Oder: Die Wartung des E-Tools läuft aus und das Know-how schwindet. Soll eine neue Lösung eingeführt werden stellt sich nicht nur die Frage, welche Lösung die „richtige“ ist, sondern auch welcher Weg zur Lösungsfindung eingeschlagen werden soll.

• Über Best Practice den Weg abkürzen
• Keine Lastenhefte am grünen Tisch
• Denken in Prozessen ist gefordert
• Best Practice als Systematik

Über Best Practice den Weg abkürzen

Best Practice im Digitalisierungsprojekt bedeutet keinen Maßanzug, aber einen Anzug nach Maß – ein kleiner, aber entscheidender Unterschied in Kosten und auch Zeit. Das heißt: Möchten Sie sich eine kundenindividuelle Lösung bauen lassen oder suchen Sie nach einem Standard, der angepasst wird? Vieles spricht dafür, dass die Zeiten kundenindividueller Lösungen vorbei sind. Zeit und Kosten sind nur zwei Aspekte, hinzukommt, dass die Flexibilität der auf Standards basierenden E-Lösungen, die nach Bedarf skaliert oder über Add-ons erweitert werden, viel größer geworden ist – angetrieben von den technologischen Möglichkeiten der Cloud-Technologie.  

Der anstehende Generationswechsel vom SAP ERP-System zu S/4HANA ist ein gutes Beispiel dafür. Am häufigsten verbinden Unternehmen mit einer Einführung von S/4HANA die Möglichkeit der „Neustrukturierung und Neubewertung von IT-Landschaft und Schnittstellen“, so die Studienergebnisse des HHL-Arbeitspapier „SAP S/4HANA. Status quo und Zukunftsperspektiven einer neuen ERP Business Suite“ vom September 2018. Mit gleicher Häufigkeit folgen interessanterweise „Technische Innovationen wie Geschwindigkeit“ oder „Real-time Analytics“ sowie die „Chance zur Neustrukturierung der Geschäftsprozesse“, die eigentlich ja auch Grundlage für die Digitalisierung sind.

Die Chance wird also zunehmend wahrgenommen, gewachsene Strukturen mit zusätzlichen individuellen Lösungen und damit einhergehend geschaffenen Schnittstellen-Wildwuchs zwischen den Systemen von schlankeren Strukturen und Abläufen abzulösen. Auch in der S/4HANA-Strategie spielt der Best-Practice-Gedanke im Rahmen der Simplifizierung eine wichtige Rolle: verschiedene sogenannte Best-Practices-Packages halten bereits vorkonfigurierten Business-Content mit Branchen- und Unternehmensprozesse im Standard vor.

Die Voraussetzungen dafür zu schaffen, wird für viele Unternehmen die Herausforderung sein. Als Faustformel gilt: Je größer der Abstand zum Standard aufgrund von Eigenentwicklungen und Anpassungen, desto höher ist vermutlich der Umstellungsaufwand. Und das ganz ungeachtet des letztlich gewählten Migrationspfades, ob Greenfield (Neuimplementierung) oder Brownfield (Systemkonversion).

Keine Lastenhefte am grünen Tisch

Dem klassischen Dilemma zu entgehen, entweder Technologien anhand der vorhandenen Geschäftsprozesse auswählen (IT follows structure) oder die Prozesse anhand der Anforderungen der E-Lösung ausrichten (Structure follows IT) ist in der Praxis nicht leicht.

Bei Ausschreibungen zu Einkaufslösungen treffen wir oft auf Lastenhefte, die alten Wein in neuen Schläuchen beschreiben und bei den abzubildenden Anforderungen innovative Möglichkeiten nicht berücksichtigen. Eine vorgefasste Lösungsidee steht im Mittelpunkt und damit einhergehend meist noch umfassende Anforderungskataloge, die stichpunktartig – losgelöst von einem Gesamtkonzept – Funktionen abfragen und diese nicht in der Wertigkeit dem Gesamtkonzept unterordnen (eierlegende Wollmilchsau).

Ebenso oft sind diese Lastenhefte mit sehr viel Aufwand und Unterstützung von Beratern entstanden, die eher am „grünen Tisch“ Konzepte entwickeln, die auf Individuallösungen hinauslaufen. Gerade bei der Dienstleistungsbeschaffung begegnet uns diese Situation sehr oft, dass bei aller Planung im Lastenheft die Möglichkeiten von SAP nur wenig betrachtet und Lösungen als Schattensysteme oder Insellösungen neben SAP beschrieben werden.

Nach unserer Erfahrung wird zu einem hohen Prozentsatz heute überhaupt nicht mit Dienstleistungen und dem Positionstyp „D“ in SAP gearbeitet. Der Grund ist darin zu suchen, dass das Arbeiten mit SAP an dieser Stelle zu unbequem und aufwendig ist. Dabei wissen viele gar nicht, dass sich Dienstleistungen und auch die mehrstufigen Leistungsverzeichnisse sehr wohl im SAP-System abbilden lassen. Insofern gilt es auch am „grünen Tisch“ das SAP-System im Zuge eines Digitalisierungsprojekts im Bereich der Dienstleistungsbeschaffung einzubeziehen, wenn SAP als der „Digitale Kern“ gesehen wird und demzufolge an SAP nichts mehr vorbeigehen soll. Mehr...